Dossieropbouw is ontzettend belangrijk. In een personeelsdossier wordt de arbeidsgeschiedenis van de medewerker bijgehouden. Sommige gegevens moeten verplicht in dit dossier worden vastgelegd, zoals persoonsgegevens en de arbeidsovereenkomst. Ook mutaties in deze gegevens moeten bijgehouden worden. Andere gegevens, zoals verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, zijn belangrijk om op te nemen.
 
Wanneer in het personeelsdossier wordt bijgehouden hoe een medewerker functioneert en welke verbeterpunten er zijn, kan gestuurd worden op de ontwikkeling van een medewerker. Bijvoorbeeld door middel van training en scholing. Het kan ook gebeuren dat het mis gaat en er eventueel ontslag volgt. In dat geval zijn functioneringsverslagen nog belangrijker. Om een ontslagvergunning bij het UWV te krijgen, moet namelijk kunnen worden aangetoond dat de medewerker niet goed functioneert door bijvoorbeeld afspraken niet na te komen.
 
Wat moet er hoe lang worden bewaard?
In de regel moeten algemene gegevens uit het dossier twee jaar worden bewaard. Voor sommige gegevens geldt echter een andere termijn. Meer informatie over de voorschriften omtrent het bewaren van personeelsgegevens vindt u bij het Autoriteit Persoonsgegevens.
 
Tips:

• Met de Belastingdienst kunnen schriftelijke afspraken worden gemaakt over gegevens die tot de basisgegevens behoren en over de bewaartermijn van overige gegevens. Zeker wanneer een medewerker al meerdere jaren in dienst is, zal er waarschijnlijk een zekere dossiervervuiling optreden. Het is slim om het personeelsdossier regelmatig op te schonen, bijvoorbeeld één keer per jaar. Adreswijzigingen, conceptbrieven, verlofbriefjes, geboortekaartjes en dergelijke kunnen na een jaar verwijderd worden. 
• Gebruik voor vernietiging van persoonsgegevens een papierversnipperaar.