Voor ieder van de gesprekken uit de cyclus geldt dat de opbouw vrijwel gelijk is. De volgende fasen zijn te herkennen in de gesprekken:
 
Startfase
Begin met het ijs te breken en om de medewerker op zijn gemak te stellen. Dit kan bijvoorbeeld door een luchtig onderwerp aan te snijden. 
Verduidelijk en licht toe wat het doel en de motivatie van het gesprek is;

• wat willen we bereiken en waarom
• hoe lang duurt het gesprek
• op welke wijze wordt het gesprek gevoerd

Algemene fase
Kom terug op het vorige gesprek. Zijn de gemaakte afspraken gerealiseerd, zo niet, waarom niet?
 
Bespreekfase
Bespreek de onderwerpen zoals genoemd op het gespreksformulier. Laat de medewerker altijd beginnen met het geven van inbreng. Discussieer met de medewerker over wederzijdse verwachtingen en zoek bij eventuele problemen met de medewerker naar voor hem uitvoerbare oplossingen en mogelijkheden.
 
Afrondingsfase

• Vat alle gemaakte afspraken samen.
• Vraag aan de medewerker of hij zelf tevreden is met het verloop van het gesprek.

 Verslagleggingfase 

•  Maak aan de hand van gespreksnotities verslag van het gesprek, dit kunt u ook doen op de gespreksformulieren.
• Geef de medewerker een concept van het verslag. Vraag de medewerker of er opmerkingen op het verslag zijn en verwerk deze.
• Laat het verslag voor akkoord ondertekenen.
• Sla het verslag op in het personeelsdossier.