Ieder gesprek zal vanaf het begin een dialoog moeten zijn. Het is dan ook van belang dat de punten die de medewerker zelf aanvoert eveneens uitgebreid aan bod komen. U dient daarbij vooral om toelichting en verduidelijking te vragen. Kom niet direct al met een oordeel, de kans is groot dat u hiermee in een discussie belandt. Argumenten in de ‘welles-nietes’ sfeer leiden niet tot het gewenste resultaat, laat staan tot afspraken waarmee beide partijen verder kunnen. Probeer de medewerker zelf met ideeën te laten komen en laat hem de voor- en nadelen hiervan inzien. Dit werkt beter dan uw voorstellen op te leggen aan de werknemer.
Het houden van gesprekken zoals het functioneringsgesprek vraagt veel van de gespreksvaardigheden van de leidinggevenden, zoals:

• Actief luisteren
• Samenvatten
• Vragen stellen
• Doorvragen
• Met feedback kunnen omgaan
• Ordenen
• Op gevoelens kunnen reageren
• Adviseren

Los van uw gespreksvaardigheden speelt uw eigen voorkeursstijl voor handelen en communiceren een belangrijke rol bij gespreksvoering. Inzicht hierin is daarom belangrijk. Ontdek wat uw ondernemersstijl is.